Il rientro dalle ferie estive coincide spesso, negli studi odontoiatrici, con la necessità di riorganizzare i flussi di lavoro, ridefinire le priorità e riportare a regime l’attività dopo la fisiologica discontinuità dei mesi estivi.
In questo processo, uno degli strumenti più importanti è certamente l’agenda.
L’agenda, infatti, non è semplicemente il calendario degli appuntamenti dello studio: è la rappresentazione concreta del modo in cui vengono utilizzati il tempo dei professionisti, le poltrone, le risorse umane e, più in generale, la capacità produttiva della struttura.
Eppure, molto frequentemente, viene ancora gestita secondo una logica prevalentemente “riempitiva”: l’obiettivo diventa quello di occupare ogni spazio disponibile, evitando il più possibile i vuoti sul monitor.
Un’agenda piena, tuttavia, non è necessariamente un’agenda produttiva.
Dal riempimento alla programmazione
Gestire il tempo con criteri organizzativi significa innanzitutto superare la logica secondo cui tutti gli appuntamenti sono equivalenti.
Una seduta breve, un controllo, una prestazione di igiene, una prima visita o un trattamento clinico complesso occupano risorse differenti e hanno un diverso impatto sull’organizzazione della giornata.
Per questo motivo, una corretta programmazione dovrebbe tenere conto non soltanto della durata prevista della prestazione, ma anche della sua complessità clinica, delle risorse necessarie, dei tempi di preparazione e riordino e del suo valore economico.
L’obiettivo non è comprimere il maggior numero possibile di pazienti all’interno della giornata, ma costruire una sequenza di appuntamenti coerente con la capacità produttiva dello studio.
Significa, in altre parole, passare da un’agenda che subisce gli appuntamenti a un’agenda che programma la produzione.
Organizzare la giornata attraverso blocchi di tempo
Uno degli strumenti utilizzabili per migliorare l’efficienza dell’agenda è la programmazione attraverso blocchi di tempo dedicati a specifiche tipologie di prestazioni.
Alternare continuamente appuntamenti molto brevi a trattamenti più complessi può infatti generare frammentazione della giornata, ritardi, continui cambi di setting operativo e tempi improduttivi legati alla preparazione e al riassetto degli ambienti.
Una diversa organizzazione può prevedere, ad esempio, fasce protette per le prestazioni che richiedono maggiore continuità operativa, lasciando altri momenti della giornata alle attività più brevi o maggiormente standardizzabili.
Il vantaggio non è esclusivamente economico.
Una programmazione più razionale consente al professionista di lavorare con maggiore continuità, facilita il coordinamento con le assistenti e permette alla segreteria di costruire l’agenda sulla base di regole condivise, anziché procedere semplicemente occupando il primo spazio disponibile.
La giornata può così essere progettata partendo da un obiettivo di produzione e dalla capacità effettiva dello studio, tenendo conto dei costi della struttura e
Registrati gratuitamente per continuare a leggere
Il resto dell’articolo è riservato gratuitamente agli utenti registrati.
