Ogni giorno negli studi professionali vengono prodotti decine di comunicazioni: e-mail, procedure interne, avvisi ai pazienti, istruzioni operative e messaggi alla segreteria. Cambiano i destinatari, i contenuti e i canali, ma l’obiettivo resta sempre lo stesso: essere compresi.
Molti di questi documenti raggiungono il destinatario: all’interno con i propri collaboratori, all’esterno con i pazienti, i fornitori. Cambiano i contenuti dei testi e i canali.
Ogni documento nasce con un obiettivo preciso: informare, chiedere una risposta, aggiornare, raccomandare un comportamento o trasmettere una novità. Tutto il resto dovrebbe essere costruito intorno a questo obiettivo.
In altri termini, quando produciamo e inviamo un documento, vorremmo, anzi ci auspichiamo, che il lettore destinatario “reagisca” in un certo modo.
L’uso del tempo
In tutti i soggetti coinvolti c’è una nota comune: l’uso del tempo. Sia chi scrive sia chi legge, investe il proprio bene prezioso, in questa relazione temporanea. C’è però una differenza: chi scrive ha la necessità di sollecitare una reazione, mentre il destinatario non è detto che sia pronto e disponibile ad essere attivo.
Il lettore
Prima ancora di leggere una parola, il destinatario osserva il documento. In pochi secondi decide inconsciamente se vale la pena dedicargli il proprio tempo: Il testo è un blocco compatto? Alcune parole sono evidenziate? Sono presenti colori, immagini o stili grafici differenti?
Questi elementi costituiscono la parte grafica del comunicato che ha un ruolo consistente: genera o spegne nel destinatario l’interesse a leggere, per andare alla scoperta del pensiero contenuto nel testo.
Due
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