Pensi realmente che chi fa da sé fa per tre?
Hai una scadenza imminente e non vuoi rischiare di mancarla?
Non ti fidi completamente del tuo collaboratore?
Pensi di essere l’unico a saper fare le cose bene?
“La vera sfida per imparare a delegare sta nel superare gli ostacoli emotivi che rendono difficile lasciarsi andare” scrive Dave Kerpen nel saggio Get Over Yourself: How to Lead and Delegate Effectively for More Time, More Freedom, and More Success. Mancanza di fiducia, perfezionismo e paura del fallimento ti fossilizzano sui dettagli e ti bloccano a fare tutto da solo. Kerpen suggerisce di concentrarsi sul quadro generale. Scrive: “quando temi di perdere pazienti/clienti o di sbagliare, per superare questa ansia pensa che la posta in gioco della delega va oltre il completamento di una attività o l’avere un team produttivo. Riguardano il modo in cui scegli di impiegare il tuo tempo, la tua attenzione e, in ultima analisi, la tua vita. Rebecca Knight in un recente articolo su HBR si rivolge a professionisti, leader di vario livello, manager e imprenditori e descrive un percorso di apprendimento della delega in sette punti.
1. Prendi consapevolezza delle abitudini che boicottano
“Prima di poter delegare efficacemente, devi essere consapevole degli ostacoli che tu stesso hai edificato” scrive Emily Morgan, fondatrice di Delegate Solutions nel saggio Let It Go!: How to (Finally) Master Delegation & Scale Freedom Across Your Organization. Isola quegli schemi mentali che ti trasformano in un collo di bottiglia. Sei un isolazionista, che cerca di fare tutto da solo? Un eroe, sempre pronto a intervenire per salvare la situazione? Un sognatore, che lancia idee mentre il tuo team si affanna per stare al passo? O sei un micromanager, che insiste per essere coinvolto in tutto? Una volta riconosciute la tua tendenza, chiediti: qual è il costo reale, non solo in termini di stress nel gruppo di lavoro, ma soprattutto il costo economico aziendale. “Sii molto chiaro su come vuoi impiegare il tuo tempo”, consiglia Morgan. E non lasciare che le difficoltà passate ti fermino. Pensieri come “non sono bravo a delegare” o “ci ho provato prima e non ha funzionato” creano un circolo vizioso che si autoalimenta. “La realtà è che una volta che ti impegni a delegare, il ‘come’ non è affatto complicato”.
2. Scegli le attività che puoi delegare
Secondo Kerpen, ci sono solo tre cose che un professionista imprenditore, almeno in questa fase iniziale di scolarizzazione non dovrebbe delegare: la vision strategica, le decisioni di assunzione e la gestione del budget. Per tutto il resto chiediti se c’è qualcuno che può svolgere quella attività meglio di te. Se non rientra in quelle tre categorie, la risposta è probabilmente “sì”. È più facile delegare le attività che non gradisci che cedere quelle che affronteresti volentieri ma sono rubatempo. In sintesi non dimenticare che l’accaparramento di questi compiti priva i membri del tuo team di opportunità di apprendimento. La delega infatti è la via per far crescere le competenze del team.
3. Inizia con piccole attività
Inizia con piccoli passi. Morgan consiglia di affrontare i frutti maturi (il cosiddetto “low-hanging fruit“): compiti semplici, che richiedono uno sforzo minimo e possono essere completati rapidamente. Avere alcune vittorie rapide alle spalle crea slancio positivo. Concentrati sui compiti di routine con passaggi chiari che altri possono replicare. Dai potere al tuo team. Permettere agli altri di mettersi alla prova aiuta anche ad affrontare eventuali problemi di fiducia persistenti, aggiunge Kerpen. Iniziare con piccoli incarichi favorisce lo sviluppo graduale delle competenze e costruisce fiducia reciproca. Quando le persone sbagliano, e lo faranno, perché siamo umani, farà parte del processo di apprendimento.”
4. Trova le persone giuste
Successivamente, hai bisogno di qualcuno a cui delegare. Pensa in modo espansivo, dice Morgan. Inizia a valutare chi sono le figure emergenti. Chi ha l’interesse, disponibilità e talento per il compito. Chi ha bisogno di imparare qualcosa di nuovo. E, naturalmente: di chi mi fido. Concentrati su chi è affidabile, rispetta le scadenze ed è desideroso di imparare. Non devi sempre essere l’eroe. Se ritieni di non avere la persona giusta a cui delegare, è tuo compito trovarla. Esistono molte opzioni oltre il tuo team: personale part time o collaboratori a PIVA.
5. Dai indicazioni precise ma concedi autonomia
Sii chiaro sulle tue aspettative e offri indicazioni, ma non esagerare. Spiega l’incarico, stabilisci una scadenza e fornisci una stima approssimativa del tempo. Le cose possono andare fuori rotta quando qualcuno dedica la sua settimana a qualcosa che pensavi richiedesse poche ore. Condividi la tua visione per il risultato finale. Comunica chiaramente, sia verbalmente che in forma scritta l’obiettivo da raggiungere. Kerpen scrive: “delega i risultati, non i compiti. Dai al tuo team la libertà di capire come arrivarci. È arrogante pensare di conoscere il modo migliore per farlo”. Chi è convinti del risultato desiderato, troverà un modo per raggiungerlo. Fornisci indicazioni sufficienti per rimanere allineati, ma lascia spazio alla creatività. Poi abbandona il controllo.
6. Controlla, ma non fare micromanagement
La frequenza dei check-in dipende dal progetto e dalla complessità del compito. Alcune iniziative richiedono punti di contatto quotidiani, mentre altre necessitano solo di una revisione settimanale. Kerpen suggerisce di concentrarsi su due domande chiave: “Come stanno andando le cose? E quali sono i tuoi ostacoli?” Questo approccio mantiene la conversazione focalizzata sulla soluzione, piuttosto che inutili aggiornamenti rubatempo. Evita le interruzioni inutili. “Non essere l’equivalente digitale di chi sta con il fiato sul collo a qualcuno”, avverte. Per coloro che hanno assolutamente bisogno di essere informati, Morgan consiglia invece di trovare modi per controllare senza interrompere il flusso di lavoro del team. Una piattaforma di gestione del lavoro, Asana (https://asana.com/it) ad esempio, può aiutarti a monitorare le prestazioni senza essere invadente. “In questo modo, puoi tirare un sospiro di sollievo perché sai che le cose sono sulla buona strada.”
7. Guida, ascolta e chiedi feedback
Cerca di essere un leader. Il tuo lavoro è ottenere il massimo dalle persone. Non sei lì per assicurarti che tutto sia fatto perfettamente o esattamente come faresti tu. Il tuo ruolo è ispirare e guidare. Offri la tua esperienza e fornisci contesto. Aiuta il tuo team a vedere come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale. Incoraggia il team a fare domande e a offrire feedback anche a te. Senza una comunicazione continua e aperta, la delega può andare fuori controllo.
La delega efficace consiste nel dare potere al team, allenarlo al successo e fornendogli gli strumenti di cui ha bisogno e sostenendolo lungo il percorso conclude Kerpen. La parte migliore è che avrai più tempo, energia e spazio per concentrarti su ciò che conta per te, sia al lavoro che nella tua vita personale.
Detto questo, considera realisticamente la delega che non è una panacea. C’è ancora lavoro da fare. Se qualcuno completa un compito bene all’80% di quanto faresti tu, o arriva solo a metà, è comunque una vittoria. Dopotutto, Non miriamo alla perfezione. Miriamo al progresso: la delega è lo strumento per arrivarci.
Approfondimenti e sitografia
Rebecca Knight columnist for Harvard Business Review
Dave Kerpen, imprenditore, autore di Get Over Yourself: How to Lead and Delegate Effectively for More Time, More Freedom, and More Success.
Emily Morgan, fondatrice di Delegate Solutions autore di Let It Go!: How to (Finally) Master Delegation & Scale Freedom Across Your Organization
Gli autori pubblicano i loro contenuti su:
- Harvard Business Review https://hbr.org/
- NOA Audio news-streaming platform https://newsoveraudio.com/latest
A cura di Davis Cussotto
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